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了解OA办公软件的六大重点掌握选型主动权

2018-08-08 18:58:25

目前,OA办公软件行业竞争十分激烈,品牌林立,鱼龙‌‌混杂,对用户来说,选型是件难事。事实上,要选对OA办公系统,就要对产品有准确的了解。但这恰恰是不少准用户们的软肋。

根据与大量OA办公软件用户的交流,发现用户需要的其实是以下六个重点:工作流、收发文管理、报表统计、容易实施和服务维护、开放性和易用性等,这和金企业OA办公软件等知名厂商长期宣传的内容完全一致。俗话说,外行看热闹,内行看门道。根据多年的行业经验,对OA办公系统这些主流功能分析出了以下道道,供用户参考:

1、工作流

OA办公软件是从工作流管理这一功能发展起来的。因此,工作流是OA系统应用的核心,这是当前OA系统行业普遍认可的共识,无论是厂商,还是用户,都将工作流管理作为重中之重来对待。

OA办公软件的快速发展烟道止逆阀
,也使得工作流技术也日新月异。很多厂商都将工作流应用的创新作为首要的研发工作齿销
,并都取得了不同的成果,其中金企业推出的工作流2.0代表了行业今后的发展趋势,其主要特征是灵便的实现系统内部和外部的数据整合,消除信息孤岛,减少重复工作。

2、收发文管理

OA办公软件的重要功能之一就是收发文管理,主要应用于政府机关、事业单位、国企、学校等机构。这包括收文管理和发文管理两个功能模块,能完全按照企事业单位标准,进行收发文流程设计,对整个收发文管理实现自动化操作,大大节省工作时间,提高工作效率。

具体来说,用户们需要的OA办公软件收发文管理模块是能够实现收发文的登记、拟稿、审核、会签、签发、承办、传阅、盖章等全方位的管理,并以此取代传统的收发文管理方式,使用户充分享受到了信息化带来的便捷和利益。

3、报表统计

报表统计是OA办公软件核心的功能之一。随着技术的发展,OA办公系统的潜能也在不断开发,其传统功能报表统计就发生了非常大的变化。OA办公软件的报表统计已经能为企业管理者提供各种商业知识分析决策支持。

事实上,在充分集成的信息化环境中,当前的OA办公软件报表统计能使信息管理比较容易实现四轴加工中心
,可以轻松自定义各种类型的表单和报表格式,实现数据汇总分析,生成各种报表和视图,这样公司内的每个人都可以更快地制定或执行更合理的决策。

4、容易实施和服务维护

容易实施和服务维护这一点很容易被很多用户忽视。但实际上,当前OA办公软件的应用成功率不高的原因就在于实施太过复杂。如果OA办公软件不容易实施,不仅会增加企业实施OA办公软件的综合成本,还会直接影响到产品的易用性。

而企业OA办公软件安装成功之后并非就万事大吉、一劳永逸了,还需要便捷的服务维护。但用户所需要的服务维护,并不只是泛微、金和所强调的本地化,还有以华天动力、万户为代表的二次服务、实时服务等。

5、开放性

站在用户的角度,要提醒的是,一个成熟先进的企业OA办公软件不仅仅是功能强大,同时需要有良好的扩展性和二次开发能力,能够满足后续企业变化的需求、深入和长久的应用,可以确保系统维护与服务的质量,同时能够灵活的适应不同行业和不同企业管理模式的需求。

但企业OA办公软件的开放性可以说是容易被忽略的,一般用户也不会深入了解到产品的不足和根据自身的后续调整,OA办公软件厂商通常不会主动提及这些问题,只是简单的承诺一些表面上的服务和支持。当OA系统需要深入使用,并进行功能扩展时,而OA不能满足就为时过晚了。

6、易用性

用户对OA办公软件的使用是一个长期的过程。因此,用户需要考虑到产品不仅要在模块功能和企业需求的吻合程度,为企业提供所需要的基础的办公平台支持等,更要明确产品在长期的使用过程中简单易用。

而且,OA办公软件不是企业一个人或一个部门在使用,通常是企业全员都在使用,这就需要产品在智能化、界面设计、容易培训、细节处理等方面多下功夫,让用户觉得使用它是一种享受,才能在易用性上做到。

很多用户都希望引进OA办公软件的过程中一步到位。但只有对OA办公系统的应用有了专业的理解,用户才能选到合适的产品。通过对OA六大重点进行简介,希望用户从此在OA的选择上掌握更多主动权,不再被厂商的各种理念所迷惑。

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(科技责编:常秀美)

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